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        湖南人文科技學院檔案館制度匯編

        作者: 時間:2019-06-13 點擊數:

        湖南人文科技學院檔案館工作職責

        檔案館既是學校檔案工作的職能管理部門,又是永久保存學校檔案和提供檔案服務的業務機構。其職責范圍主要有:

        一、大力宣傳、貫徹執行黨和國家有關檔案工作的政策、法規。規劃全校檔案工作,不斷推進檔案管理規范化、標準化和信息化進程。

        二、建立健全學校檔案工作各項規章制度,并負責監督、指導、檢查其執行情況。

        三、負責全校各類檔案及有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。

        四、開展檔案的開放和利用工作。

        五、負責校史館的布展維護、參觀接待及相關服務工作。

        六、參加信息工作的整體化建設,負責編輯檔案參考資料,編制檢索工具,通過各種途徑,為教學、科研及學校各項工作服務。

        七、參加檔案工作協作、學術研究和交流活動。

        八、負責對全校專(兼)職檔案工作人員的業務培訓。

        九、開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。

        十、接受并完成國家教委、湖南省教委、湖南省檔案局以及學校黨政領導交辦的有關檔案和檔案工作的任務。

        二0一九年四月

        湖南人文科技學院檔案館館長崗位職責

        一、認真學習和貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策和法規。

        二、按照檔案館的職責范圍,主持檔案館的全面工作以及校史館的布展維護、參觀接待及相關服務。

        三、負責擬訂學校檔案工作計劃、規劃,進行學期、年度的本館工作總結,擬制(修訂)檔案工作的各項規章制度、管理辦法,并認真地組織實施。

        四、組織實施本館檔案工作的標準化、規范化、現代化管理;監督、指導校屬各單位的檔案業務工作。

        五、對本館人員進行合理分工,隨時掌握工作情況,督促并要求按計劃完成任務。

        六、組織本館人員參加檔案業務學習和學術研究活動,不斷提高檔案人員的業務素質;負責本館人員的業務指導;組織專(兼)職檔案員的業務培訓。

        七、抓好檔案鑒定、編研和全宗管理工作,編制科學合理的全宗分類大綱和分類方案。

        八、調查了解學校檔案工作情況,定期向分管校領導和檔案工作委員會匯報工作并提出意見和建議。

        九、完成學校領導交辦的其他工作任務。

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院檔案工作領導小組職責范圍

        一、貫徹、執行黨和國家關于檔案工作的方針政策和法規。

        二、在校黨委的領導下,加強對學校檔案工作的領導。

        三、討論通過學校檔案工作計劃、規劃、規章制度、獎懲措施。

        四、研究、解決檔案工作中的重大問題。

        五、負責協調各部門檔案工作,保證歸檔流程的暢通。

        六、對檔案館的工作進行監督、檢查

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院檔案鑒定小組職責范圍

        一、貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策和法規,遵守學校有關檔案工作的規章制度。

        二、負責對需要銷毀的檔案材料進行審定和批準。

        三、負責對各門類檔案材料的歸檔范圍和保管期限進行審定和批準。

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院兼職檔案員崗位職責

        一、做好平時立卷工作,根據本單位文件材料形成的特點和歸檔范圍,按檔案館所給的目錄號進行編目(人事檔案除外),合理分類存放,便于利用和歸檔。

        二、負責本單位形成的文件材料收集、保管、整理立卷、歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統,案卷質量符合要求。

        三、主動接受檔案館的業務指導和督促檢查,按規定時間向檔案館移交檔案。

        四、努力鉆研業務,積極參加院檔案館組織的業務學習和有關活動,不斷提高檔案工作水平。

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院檔案安全保管制度

        一、檔案安全保管工作的具體任務是有效延長檔案的使用壽命,維護檔案的完整與安全。

        二、學校檔案由檔案館集中統一保管。各類檔案永久、長期,必須編制檔案存向標注,接收檔案時應嚴格辦理有關手續。

        三、檔案保管要做到“三專”、“三鐵”,即有專用房、專用柜、專人保管;三鐵指:鐵門、鐵窗、鐵柜。各類檔案要分柜存放,排列整齊。

        四、檔案庫房應做到九防:防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防霉、防鼠設施。

        五、檔案人員定期對檔案安全保管狀進行全面檢查,發現問題及時采取積極有效的措施加以解決,保證檔案的安全。

        六、檔案人員忠于職守,珍愛檔案,搞好科學管理,經常保持庫房整潔,注意門窗及時落鎖。

        七、檔案人員要熟悉室藏檔案情況,對保管期限已滿的檔案,應按時進行登記造冊,確保對庫存檔案心中有數。

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院檔案庫房管理制度

        一、檔案庫房是專門保存檔案的場所,應始終堅持維護檔案的完整與安全的原則。

        二、庫房管理應嚴格做到“九防”,門口應設立警示牌。嚴禁將易燃易爆品、腐蝕物品、雨具以及與檔案無關的物品帶入庫房。

        三、庫房內要經常保持清潔。未經允許,非本館人員一律不得進入庫房。

        四、堅持每天觀測庫房內溫濕度,并根據實際需要,及時調節,定期檢查有關防護設施,發現問題及時處理。

        五、定期在庫房內投放防蟲、防霉藥物,發現蟲、霉及時處理。

        六、嚴格執行檔案進出庫登記制度,建立健全登記手續。

        七、每年定期對庫藏檔案進行一次檢查,清點檔案數量,及時發現需修改、整理的檔案,填寫檢查記錄,確保檔案的完整與安全。

        八、下班前必須切斷電源,關好門窗。對庫房全面進行查后,方可關門落鎖。節假日前必須認真檢查庫房安全,并安排人員值班。

                                                                   二O一九年四月

        湖南人文科技學院檔案利用制度

        一、學校館藏檔案主要供本校教學、科研及黨政管理工作使用,適當為社會利用服務。

        二、凡向學校檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人,對其檔案享有優先利用權,并可對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見。

        三、外來人員查閱檔案,必須持介紹信,說明查閱的內容和用途,并經分管領導同意,并嚴格履行審批手續。

        四、凡需利用學校檔案館尚未開放的檔案,除須持上述證件外,必須辦理一定的審批手續后,方可利用。

        五、查閱檔案應辦理登記手續,并注明查閱目的,跟蹤收集利用效果情況。查閱重要檔案須經本室領導同意,辦理登記手續。

        六、利用者查閱檔案應在閱文室進行。檔案原則上不外借,特殊情況要經有關領導同意,并注明歸還日期。

        七、查閱檔案時不準吸煙、喝茶,不得勾畫、涂改、增刪、抽頁、剪裁或污損,對損壞檔案者,檔案館依據檔案法,視情節輕重予以處理。利用者用畢檔案后,應按要求填寫“檔案利用登記”簿。

        八、利用者必須遵守保密規則,所查檔案材料,未經有關領導同意,不準復制和對外公開。嚴格控制學校機密以上檔案資料的查閱范圍,如確因工作需要,有關部門必須查閱者,由檔案人員負責代查。

        九、凡需提供檔案材料復印件做為證明材料的,必須由檔案員在復印件上注明原始檔案的類別、卷號、頁碼,并加蓋檔案室公章,以確保檔案的真實性。

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院人事檔案查借閱制度

        一、校屬各單位查借閱干部檔案應填寫《查借閱干部檔案審批表》,由單位負責人或組織人事干事(2名中共黨員)持表按照有關規定辦理審批手續后方可查借閱;不得越級查借閱干部檔案。

        二、校外單位查閱檔案,必須由兩名中共黨員持縣團級以上單位介紹信并注明閱檔內容、范圍、用途,由組織部門接待并按第一條規定辦理。

        三、檔案管理單位人員要根據規定,確定是否提供和提供什么材料。

        四、只允許查閱批準查閱的內容;查借閱單位或個人需要摘抄、復制檔案內容的,必須經檔案管理單位同意后才能摘抄、復制。

        五、查借閱檔案的單位或個人,必須嚴格遵守保密制度和有關規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、污損檔案材料,不得泄露或擅自向外公布檔案內容,違犯者應視情節輕重,予以批評教育直至紀律處分;屬于假公濟私者,按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。

        六、任何個人不得查借閱本人及其直系親屬的檔案。

        七、除干部死亡撰寫生平材料需要外,干部檔案一般不外借;如因其他工作需要必須借出使用時,要經檔案管理單位負責人批準,限3天內歸還,借用期間不得擅自轉借其他單位或個人。

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院檔案鑒定銷毀制度

        一、檔案鑒定應以國家有關規定和學校《檔案保管期限表》等為依據,由學院檔案鑒定領導小組準確劃定檔案的銷毀范圍。

        二、檔案鑒定一般采取逐卷逐件審查的直接鑒定法。

        三、檔案鑒定工作一般每5-10年進行一次。

        四、 對通過鑒定且確認無保存價值的檔案,檔案館應寫出《檔案鑒定報告》和《檔案鑒定銷毀清冊》,一式兩份,交學院鑒定領導小組審批通過,并經鑒定領導小組成員在鑒定報告上簽字確認后,方可銷毀。

        五、銷毀檔案的工作由檔案館負責執行,銷毀檔案時,應遵循檔案管理有關規定及保密原則,指派專人負責銷毀、監督,保密委員會應派員進行監銷,參加檔案銷毀的人員都應在銷毀清冊上簽字。

        六、檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應歸入同類檔案永久保存。檔案鑒定工作結束后,檔案館應及時做好檔案整理、檢索工具調整等善后處理工作。

        七、電子檔案的鑒定、銷毀,參照國家關于電子檔案鑒定銷毀的有關規定執行。

        八、未經允許,任何個人和部門不得私自銷毀檔案。嚴禁將保管期限已滿,或者失去保存價值的檔案資料當作廢紙出售或隨意放置。

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院檔案集中統一管理原則

        執行國家關于檔案集中統一管理的原則,學校各種類別檔案統一由檔案館集中保管,各部門產生的各種檔案,都必須按要求整理好,及時向檔案館移交,任何部門或個人不得將檔案視為己有。

        二O一九年四

        湖南人文科技學院檔案安全保密制度

        為了做好檔案的安全保密工作,根據《中華人民共和國保密法》及有關保密規定,制定本制度。

        一、檔案館工作人員在接受、保管、提供查閱利用檔案資料時,要按有關規定認真核對,做到簽字、登記、注銷等手續齊全,賬目清楚。

        二、檔案工作人員要嚴格遵守國家機密, 不準隨意摘抄、傳播密級檔案的內容,不準利用職權私自復印檔案材料。

        三、查閱密級檔案,必須履行批準手續,只能在檔案館內查閱、復印。未經批準,不準將密級檔案借出。

        四、在工作中形成的廢紙,不得隨意亂扔。

        五、檔案信息上網,必須遵守檔案保密規定,嚴防泄密。

        六、每年進行一次保密檢查,并報上級主管部門或領導。

        七、發現失泄密問題要及時向領導匯報,并采用補救措施,防止擴散。

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院檔案統計工作制度

        一、嚴格執行《中華人民共和國統計法》,認真做好檔案的統計工作。

        二、指定專人及時對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、設備等情況進行統計,做好年報表。負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。

        三、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式,做到數字準確,字跡工整,不得潦草和涂抹,使檔案統計工作標準化。 

        四、搞好檔案統計分析,及時掌握檔案和檔案工作情況,進一步提高檔案工作的管理水平。

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院檔案館防火制度

        一、堅持消防教育,增強防火意識,學習消防知識,掌握消防器材的使用方法。

        二、嚴禁無關人員進入庫區,室內禁止吸煙,杜絕火源。

        三、庫房及過道禁止放易燃易爆物品,保持道路通暢。不準亂拉亂接電線,檔案柜與電源保持安全距離。

        四、做好儲水工作,下班前切斷電源,關好門窗。

        五、定期進行消防安全檢查,發現隱患及時整改。

        六、發現險情及時報警,組織搶救。

        二O一九年四

        湖南人文科技學院檔案館復印機管理制度

        一、本館復印機為檔案館業務工作專用,指派專人負責管理。非本館人員未經允許,不得隨意進入復印機房,更不得擅自操作機器。

        二、使用復印機時,要嚴格按照操作規程進行,發現問題及時報告,由管理人員負責處理。

        三、做好安全防范工作,機房內嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕物品,下班和人離時要關閉機器,切斷電源。

        四、保持室內整潔衛生,嚴禁在機房內抽煙、吃零食等。

        二O一九年四

        湖南人文科技學院檔案館計算機房管理制度

        一、本館計算機為檔案管理專用,不對外開放,并指派專人負責管理。非本館人員允許,不得隨意進入機房,更不得操作機器。

        二、使用計算機時,要嚴格按照操作規程進行,發現問題及時報告,由管理人員負責處理。

        三、涉密計算機系統應做到專人、專用、專管,符合國家安全保密有關法規和學校有關規章制度。

        四、凡計算機安裝程序、系統、修改數據及打印材料等須經館領導同意,統一安排。不得私自代人輸入數據、打印材料和拷貝程序,更不能輸入游戲之類。如違反規定,將批評教育甚至嚴肅處理。原有數據、程序不得隨意修改。

        五、做好安全防范工作,機房內嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕物品,下班和人離時要關閉機器,切斷電源,關好門窗。

        二O一九年四月

        湖南人文科技學院檔案館  電話:0738-8372886  

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