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        湖南人文科技學院檔案管理實施辦法

        作者: 時間:2019-11-29 點擊數:

                           

        第一章  

        第一條  為規范學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《高等學校檔案管理辦法》《湖南省檔案管理條例》,結合學校實際,制定本辦法。

        第二條  本辦法所稱檔案,是指學校在人才培養、科學研究、社會服務和文化傳承創新中直接形成的對師生、學校和社會有保存價值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的載體材料。

        第三條檔案工作是學校重要的基礎性工作,是學校整體發展的一部分,校屬各單位及各級領導干部應當高度重視檔案工作,積極支持檔案工作。

        第二章 管理體制與機構設置

        第四條  學校設立檔案館,掛靠黨政辦,接受學校領導、上級教育行政部門和檔案行政部門的業務指導、監督和檢查。

        第五條  根據上級關于檔案工作管理原則,學校成立由分管黨政辦的校領導任組長,黨政辦主任任副組長,檔案館館長及各職能部門分管檔案工作的領導為成員的檔案工作領導小組,下設工作辦公室,主任由檔案館館長兼任。

        第六條校檔案館(含校史展覽館)的基本職能:

        (一)貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定,規劃全校檔案工作。

        (二)制定學校檔案工作規章制度,并負責貫徹執行。

        (三)負責接收各單位、各部門整理的檔案,對庫存檔案進行分類、鑒定、統計,集中統一管理全校的各類檔案及有關重要資料。

        (四)編制檢索工具,編研(出版)學校檔案史料,積極開發檔案信息資源,為學校教學、科研及各項管理工作服務。

        (五)加強檔案信息化建設和電子文件歸檔工作,完善檔案館網站,加快數字檔案館建設步伐,拓寬安全網絡服務渠道。

        (六)開展學校兼職檔案員業務培訓,提供對全校檔案工作的業務咨詢和服務指導。

        (七)開展檔案工作協作、學術研究和交流活動。

        (八)利用檔案館和校史展覽館開展多種形式的宣傳教育活動,充分發揮檔案的文化教育功能。

        (九)負責校史展覽館的布展維護、參觀接待與相關服務工作。

        (十)按照檔案館的職責范圍,館長主持檔案館的全面工作。    

        第七條學校各單位、各部門明確本單位檔案管理分管領導,同時配備兼職檔案員,分管領導和兼職檔案員應在崗位職責中明確其檔案工作任務。

          (一)分管領導職責:

        1.貫徹執行上級和學校檔案管理的法律法規和方針政策,制定本單位的檔案工作規章制度。

        2.將檔案工作納入本單位整體發展規劃,促進檔案信息化建設同本單位其他工作同步發展。

        3.確定本單位兼職檔案員,落實檔案經費。

        4.研究本單位檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

        (二)兼職檔案員職責:

        1.做好平時立卷工作,根據本單位文件材料形成的特點和歸檔范圍,按檔案館所給的目錄號進行編目,合理分類存放,便于歸檔和利用。

           2.負責本單位文件材料的收集、保管、立卷、歸檔等工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統,案卷質量符合要求,并做好本單位檔案的安全和保密工作。

        3.主動接受檔案館的業務指導和督促檢查,按規定時間向檔案館移交檔案。

        4.努力鉆研業務,積極參加檔案館組織的業務學習和有關活動,不斷提高檔案工作水平。

        第三章 案管理

           第八條學校應對紙質和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔按照《湖南人文科技學院檔案分類方案》進行。

        第九條  學校檔案館實行材料形成部門和課題組立卷的歸檔制度,未按規定進行檔案驗收或檔案驗收不合格的科研課題和基本建設項目,不得鑒定、結題與竣工驗收。

        各單位、各部門要按照學校各類檔案管理實施細節要求,組織本單位、本部門的教學、科研和管理人員及時整理檔案和立卷。立卷人員按第十一條和第十二條的歸檔要求和時間對紙質和電子文件進行組卷、編目,交本單位兼職檔案館員檢查合格后移交檔案館。同時,檔案館也要及時協助配合做好上述工作。                

        第十條應歸檔的文件、材料,應做到完善、整齊,符合歸檔要求。

        第十一條歸檔要求  

        (一)案卷質量總的要求是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。

        (二)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

        (三)歸檔的文件材料必須為原件(稿),載體和書寫材料均須質材優良、書繪工整、聲像清晰、規格統一、簽章完備,符合有關規范和標準。

        (四)歸檔前,必須對不符合要求的文件材料進行必要的修整,對已破損的文件材料進行修復,對字跡模糊、褪變的文件材料進行復制。

        (五)聲像材料應有文字標出攝錄對象、時間、地點、中心內容和責任者;聲像制作材料和聲像制品的檔號要與文件材料的檔號互相照應記下參見號,并將制作過程中的制作工具移交檔案館。

        (六)在歸檔的文件材料中,應當將每份文件的正稿與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與被轉發文件、多種文字形成的同一文件,分別歸入一起,不得分開;文、電應統一歸檔。不得出現上級針對性文件與我校文件截然分開立卷的現象。

        (七)卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正稿在前,附件在后;印件在前,定稿在后;重要法規性文件的歷次稿依次排列在定稿之后;其他文件材料依其形成規律或特點進行排列。

        (八)文件材料的歸檔按年度——機構(問題)——保管期限進行,但跨年度的請示與批復,歸復文年度;沒有復文的,入請示年度;跨年度的規劃入針對的第一年度;跨年度的總結入針對的最后年度;跨年度的會議文件入會議開幕年度。

        (九)各單位、各部門承擔歸檔文件整理工作的人員應制定歸檔文件排列順序表,不同年度的文件,在歸檔排列順序時,每年應保持前后一致。同一保管期限內的歸檔文件,按事由、結合時間和重要程度等要素排列,并每年保持其連續性。

        (十)各類檔案材料的整理方法按學校統一要求進行,各部門不得自行其是。

        (十一)電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GBT 18894-2002)執行。

        第十二條歸檔時間

        (一)各歸檔單位每年形成的綜合性文件材料,應在次年430日前將上一年度形成的文件材料歸檔。

        (二)學生檔案材料須在畢業年度的620前歸檔。

        (三)基建、科研課題應在項目完成后1個月內歸檔。

        (四)畢業生集體照片應在學生離校后1個月內歸檔。

        第四章 檔案保管

        第十三條  檔案庫房是保存檔案的重要場地,學校堅持嚴格的管理措施,不斷改善檔案保護條件,及時添置必要的管理設施,杜絕一切不利檔案保存的因素發生,以確保檔案的完整和安全。

        第十四條  檔案工作人員擔負著保管檔案的重要職責,應確保庫房整潔干凈,定期清點庫存檔案,對已褪色的檔案及時進行復制,盡量延長檔案的使用壽命。

        第十五條學校檔案工作領導小組負責對檔案進行鑒定,對超過保管期限的檔案,征得上級有關部門同意后,造具清冊,經校領導和上級檔案管理部門批準,予以銷毀。未經鑒定和批準,任何人不得銷毀檔案。

        第十六條從事專(兼)職的檔案工作人員,如因工作變動,離開檔案工作崗位時,務必做好檔案的移交工作,移交檔案必須有監交人。

        第五章 檔案利用與公布

        第十七條學校檔案館應按國家有關規定公布檔案。未經學校授權,任何單位和個人都無權公布學校檔案,下例情形的檔案不對外公布:

        (一)涉及國家秘密的。

        (二)涉及專利或技術秘密的。

        (三)個人隱私的。

        (四)檔案形成單位規定限制利用的。

        第十八條  凡持有合法證明的單位或持有合法身份證明的個人,在說明利用檔案目的和范圍并履行相關登記手續后,均可利用已公布的檔案。境外組織或個人利用檔案的按國家有關規定辦理。

        第十九條查閱、摘錄、復制未開放的檔案和外借檔案應遵守以下規定:

        (一)學校各部門因工作需要查閱校務會、黨委會、黨政聯席會等重要會議記錄,須經學校校長、書記、分管領導批準。

        (二)涉及未公開的技術問題,應形成單位或本人同意,必要時報校長審查批準。

        (三)利用者查閱檔案一般僅限在閱檔室。檔案原則上不外借,因特殊情況確需外借者,一般檔案應經過檔案管理部門負責人同意。

        (四)對具有保密要求的電子檔案,在網上利用時,應采取身份認定和權限控制等保密措施。

        (五)外出、調離、離退休人員,必須在離崗前歸還所有檔案,否則不予辦理相關手續。

        (六)外借檔案期限一般不超過二周,到期后仍需利用的,應向檔案部門說明情況,重新辦理借閱手續。退還檔案時,檔案管理人員應當面核點,確認無誤后方可注銷登記,如發現有缺頁、缺件等現象,應立即追查處理。

        第二十條學校檔案館應采取多種形式積極開展檔案宣傳,如舉辦檔案展覽,建設檔案館網站等。

        第六章 考核與獎懲

        第二十一條學校建立檔案工作檢查、考核和評估制度,定期對全校檔案工作進行布置、檢查、總結與驗收,明確崗位職責,強化責任意識,提高學校檔案管理水平。

        第二十二條建立健全檔案工作年度考核制度,并納入單位年終考核范圍,考核單位以立卷部門為對象,對檔案工作不合格的單位在年度考核檔案分中予以扣分處理。

        第二十三條學校對檔案工作做出下例貢獻的單位和個人予以表彰和獎勵。

        (一)檔案收集、整理、保護、利用做出顯著成績的。

        (二)在檔案研究和檔案史料研究中做出顯著貢獻的。

        (三)將重要或珍貴的檔案捐贈給檔案館的。

        (四)同違反檔案法律法規行為做斗爭表現突出的。

        第二十四條有下例行為之一的,學校應對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分,構成犯罪的由司法機關依法追究刑事責任。

        (一)玩忽職守,造成檔案損壞、丟失或擅自銷毀檔案的。(二)不按規定歸檔、拒絕歸檔或將檔案據為己有的。

        (三)涂改、偽造檔案的。

        (四)違反保密規定,擅自提供、抄錄、公布、出賣、贈送、交換檔案的。

        (五)其他違反檔案法律法規的行為。

        第七章

           第二十五條本辦法由檔案館負責解釋。

        第二十六條本辦法自發文之日起施行,原《湖南人文科技學院檔案管理實施辦法》院通200948同時廢止。

        湖南人文科技學院檔案館  電話:0738-8372886  

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