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        湖南人文科技學院檔案分類

        為了加強和促進我校檔案工作的科學管理,實現我校檔案分類、編號、排架、檢索的標準化和規范化,依據《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案實體分類法》,結合我校實際情況制定本方案。

        一、編制說明

        1、本辦法規定了我校分類原則、分類方法、類目設置及標識等。

        2、制定《分類方案》的原則

        此《分類方案》以全校檔案為對象,遵循檔案的形成規律,結合檔案內容,保持檔案的有機聯系,利于組織檔案館藏,便于科學管理和開發利用。

        3、類目設置與標識

        根據高等學校檔案產生的領域范疇,結合檔案記述的內容性質,我校確定13個一級類目,其名稱、標識符號和主要內容如下:

        標識

        名稱

        主要內容

        DQ

        黨 群

        黨務、群、團部門形成的文件材料

        XZ

        行 政

        各行政職能部門形成的文件材料(不含教學、科研、產品開發、基建、設備、出版、外事、財會類)

        WS

        外 事

        外事工作管理和外事活動中形成的文件材料

        JX

        教 學

        教學管理、學籍、就業指導等方面的文件材料

        CB

        出 版

        出版工作管理和出版活動過程中形成的所有文件材料

        KY

        科學研究

        科學研究和科研實踐工作中形成的文件材料

        JJ

        基 建

        包括基建管理和基建項目建設中形成的所有文件材料

        SB

        設 備

        包括儀器設備購置、管理、調試、維修、報廢各個環節中形成的文件材料

        CP

        產品生產

        與科技開發

        產品生產、科技開發管理過程中形成的文件材料

        CK

        財 會

        財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料

        SX

        聲 像

        各項工作中產生的照片、錄音帶、錄相帶、磁盤、光盤

        SW

        實 物

        各項工作中產生的獎證、獎杯、獎旗及獎牌及廢棄的公章等

        XS

        學 生

        學生在高等學校培養的學歷教育中所形成的文件材料。

        4、二級類目的設置與標識

        二級類目的標識在一級類目后加數字,數字采用雙位制,如:黨群類中的“黨委會議記錄材料”標識為DQ11,本類目中的其它文件材料依次按DQ12、DQ13……排列(見附件5)。帶“0”的數字不用。如“10、20、30”等。根據我校目前文件材料的來源情況,學生類暫不設置二級類目,所有類目均不設置三級類目。

        二、湖南人文科技學院分類主表

        類別

        一級類目

        二級類目

        形成部門

        黨群

        DQ

        DQ11

        黨政辦

        DQ12

        紀檢、監察處

        DQ13

        組織部

        DQ14

        宣傳統戰部

        DQ15

        工會

        DQ16

        團委

        DQ17

        學生工作部(處)

        行政

        XZ

        XZ11

        黨政辦、督查處

        XZ12

        人事處

        XZ13

        審計處

        XZ14

        武裝、保衛處

        XZ15

        后勤基建處

        XZ16

        檔案館、圖書館

        XZ18

        離退休辦公室

        XZ19

        國資處

        XZ21

        校友辦

        XZ22

        信息中心

        外事

        WS

        WS11

        國際合作交流中心

        WS12

        國際合作交流中心

        WS13

        國際合作交流中心

        WS14

        國際合作交流中心

        WS15

        國際合作交流中心

        教學

        JX

        JX11

        教務處、質量監控與發展規劃、研究生教育教學部、

        繼續教育學院

        JX12

        教務處、各二級學院

        JX13

        教務處、研究生教育教學部、、繼續教育學院

        JX14

        學生工作處、教務處、研究生教育教學部、繼續教育學院

        JX15

        教務處

        JX16

        教務處、研究生教育教學部、各二級學院

        JX17

        科研處、教務處、各二級學院

        JX18

        繼續教育學院

        出版

        CB

        CB11

        宣傳統戰部、編輯部

        CB12

        編輯部

        CB13

        宣傳統戰部

        科研

        KY

        KY11

        科研處、教務處、校地校企合作處

        KY12

        科研處、教務處、校地校企合作處

        基建

        JJ

        JJ11

        后勤基建處、審計處

        JJ12

        后勤基建處、審計處

        設備

        SB

        SB11

        國資處、教務處、各二級學院

        SB12

        國資處、教務處、各二級學院

        產品

        CP

        CP11

        科研處、校地校企合作處

        CP12

        科研處、校地校企合作處

        財會

        CK

        CK11

        財務處

        CK12

        財務處

        聲像

        SX

        SX12

        宣傳統戰部、各二級學院

        SX14

        宣傳統戰部、團委

        SX19

        宣傳統戰部、教務處

        實物

        SW

        SW11

        各單位、各部門

        SW12

        各單位、各部門

        SW13

        各單位、各部門

        SW14

        各單位、各部門

        SW15

        各單位、各部門



        湖南人文科技學院檔案館  電話:0738-8372886  

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