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        湖南人文科技學院立卷歸檔范圍

        一、黨群類(DQ)

        主要包括普通高等學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要;各黨群部門的工作計劃、總結;上級機關關于黨群管理的文件材料。

        立卷部門:黨政辦類目代號:DQ11)

        序號

        保管期限

        1

        上級黨組織有關黨的建設的文件材料

        ?

        A、需要貫徹執行的方針政策、意見、辦法、條例、決定等重要文件材料:省級以上的政策性很強的、或針對性的、或本校人員兼任地方黨、政、工、團、民主黨派、人大代表、政協等主要職務的

        永久

        B、其他的、或本校人員兼任社會(如學會、協會等)一般職務的

        30年

        C、通知、通報、決定等一般性的文件材料

        10年

        2

        學校獲上級黨委機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市委的、校黨委表彰的優秀黨員、優秀黨務工作者等重要的、綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        3

        本校黨代會文件材料

        ?

        A、大會計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結、記錄、發言稿、領導講話稿、照片、錄音,大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單;候選人登記表和情況介紹;大會選舉辦法、選舉結果和上級批復等

        永久

        B、大會提案及辦理情況;會議簡報、會議情況、反映記錄、小組會議記錄等

        30年

        C、參考文件;工作人員名單;工作證、代表證、列席證及選票式樣

        10年

        4

        黨委會、黨委擴大會、書記校長聯席會、總支書記會的會議記錄、紀要、決議及會議討論通過的文件

        永久

        5

        校黨委上報上級黨委的報告、請示及批示、批復

        ?

        A、有批示、批復、或明確答復并實施了的請示或報告

        永久

        B、沒有批示、批復、或明確答復的請示或報告

        10年

        6

        黨委工作計劃、報告(包括調查報告)、總結(包括經驗總結)

        永久

        7

        以黨委名義發布的文件

        永久

        8

        以黨委名義召開的工作會議材料

        永久

        9

        校黨委和上級黨委調研、檢查、巡視學校工作形成的文件材料

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般性的

        30年

        10

        黨委負責人在校內的講話稿及參加上級召開的會議的發言稿

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        11

        黨群系統啟用印章的文件和印模

        永久

        12

        黨群系統重要統計材料

        永久

        13

        以黨委辦名義下發的文件材料

        ?

        A、綜合性的或重要的

        永久

        B、一般性的

        30年或

        10年

        14

        黨委保密、秘書工作的有關文件

        30年

        15

        黨委各部、委、分黨委、總支、直屬支部報黨委的年度工作計劃、總結

        永久

        16

        重要的群眾來信來訪及處理材料

        ?

        A、有領導重要批示和處理結果的

        永久

        B、其他有處理結果的

        30年

        17

        學校下級黨組織報校黨委的報告請示及黨委的批復

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        18

        黨委與有關機關聯系、協商工作的來往文件

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        19

        反映本校黨委工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        永久

        20

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:紀委、監察處(類目代號:DQ12

        序號

        保管期限

        1

        上級紀委、監察部門關于紀檢、監察工作的文件

        ?

        A、針對性的或重要法規

        永久

        B、一般性的

        10年

        2

        獲上級紀委監察部門表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級以上的、市委的、校黨委表彰的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        3

        紀檢、監察工作規章制度、管理辦法、崗位職責

        30年

        4

        紀檢、監察工作計劃、總結、決定、報告、綜合調查材料及各種統計報表

        永久

        5

        以紀委或監察處名義上報、下發的文件(含請示、批復)

        永久

        6

        學校發生的重大問題的處理文件材料

        永久

        7

        校紀委會議記錄、紀要

        永久

        8

        校紀委辦公室的會議記錄

        30年

        9

        副處以上干部廉政建設民主生活會記錄

        永久

        10

        校紀檢委員會及總支紀檢委員會名單

        永久

        11

        教職員工違紀處分決定、調查結論、旁證、本人交待材料等(個人案卷)

        ?

        A、大案、要案

        永久

        B、一般性的案件

        30年

        12

        黨員處分、復查材料

        30年

        13

        重要的群眾來信來訪及處理材料

        ?

        A、有領導重要批示和有處理結果的

        永久

        B、其他有處理結果的

        30年

        14

        反映本校紀檢、監察工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        永久

        15

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:組織部(類目代號:DQ13

        序號

        保管期限

        1

        上級關于組織(黨校)工作的文件

        ?

        A、針對性的或重要法規

        永久

        B、一般性的

        10年

        2

        獲上級黨委組織(黨校)部門表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級以上的、市委的、校黨委表彰的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        3

        組織部、黨校工作計劃、總結、決定、報告、調查材料、各種統計報表

        永久

        3

        組織開展黨員干部教育活動的文件材料

        ?

        A、綜合性的、重要的

        永久

        B、一般性的

        30年

        4

        科級以上干部的任免通知及有關文件材料

        永久

        5

        副處級以上干部名冊

        永久

        6

        黨校舉辦各種培訓班的計劃、名單及其他材料

        永久

        7

        分黨委、黨總支、直屬黨支部的改選、增補報告及批復

        永久

        8

        吸收新黨員、預備黨員轉正或取消資格、黨員退黨的決議、決定

        永久

        9

        組織部、黨校規章制度、管理辦法、崗位職責

        30年

        10

        黨員異動(轉入、轉出)名冊

        永久

        11

        黨員名冊;各黨總支、直屬黨支部委員會名冊

        永久

        12

        落實政策的有關文件材料

        ?

        A、決議、決定

        永久

        B、一般性的

        30年

        13

        部務會議記錄

        30年

        14

        副處級以上干部考察材料

        永久

        15

        干部離休報告、待遇及更改工作時間的文件材料

        永久

        16

        反映本校組織工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        永久

        17

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:宣傳統戰部

        (一)宣傳工作材料(類目代號:DQ14

        序號

        保管期限

        1

        上級關于宣傳工作的文件

        ?

        A、針對性的或重要法規

        永久

        B、一般執行性的

        10年

        2

        獲上級黨委宣傳部門表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級以上的、市委的、校黨委表彰的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        3

        本校宣傳工作計劃、總結、報告及批復、綜合匯報材料(含統計報表)

        永久

        4

        國內外反映本校重大活動的剪報、圖表、照片、錄音、錄像材料及文字說明

        永久

        5

        校報(裝訂本)——入CB13類

        永久

        6

        校黨委中心學習組的會議記錄、紀要

        永久

        7

        理論學習的決定、計劃、總結、通知及組織開展各種宣傳教育活動的文件材料

        ?

        A、重要性的

        永久

        B、一般性的

        30年

        8

        教職工法制教育的文件材料

        30年

        9

        教職工思想動態及調查材料

        30年

        10

        其它有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        (二)統戰工作材料(類目代號:DQ14)

        序號

        保管期限

        1

        上級關于統戰工作的文件

        ?

        A、針對性的、或要執行的重要法規

        永久

        B、一般執行性的

        10年

        2

        獲上級黨委統戰部門表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級以上的、市委的、校黨委表彰的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        3

        統戰部工作計劃、總結、報告及批復

        永久

        4

        統戰工作情況調查、典型材料、統計報表

        永久

        5

        各級人大代表、政協委員和上級民主黨派組織領導人員名單(冊)及審批材料

        永久

        6

        民主黨派人士任職的文件材料

        永久

        7

        民主黨派成員和負責人名冊及有關材料

        永久

        8

        僑務對象、臺胞、臺屬名冊

        永久

        9

        統戰工作重要會議記錄

        永久

        10

        本單位規章制度、管理辦法、崗位職責

        30年

        11

        臺、港、澳和僑務工作材料

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般性的

        30年

        12

        反映本校統戰工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        永久

        13

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:工會 (類目代號:DQ15)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關工會工作的文件

        ?

        A、針對性的、或要執行的重要法規

        永久

        B、一般要執行性的

        10年

        2

        獲上級工會表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、校級以上表彰的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的、學校工會表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        3

        以工會名義上報、下發的文件(含請示、批復)

        永久

        4

        校教代會、工代會文件材料

        ?

        A、教代會、工代會通知、報告,議程、決議、領導講話、大會發言稿及有關聲像材料;大會主席團成員、代表名單;候選人登記表和情況介紹;選舉辦法、選舉結果和上級批復

        永久

        B、大會提案及辦理情況

        30年

        5

        校工會工作計劃、總結、決定、各種統計報表

        永久

        6

        校工會委員會會議記錄、紀要

        30年

        7

        基層工會干部名冊

        30年

        8

        會員名冊

        30年

        9

        工會組織大型文體活動的文件材料(含教工運動會材料及競賽記錄、結果等)

        30年

        10

        勞保困難補助辦法、規定;福利工作材料、財務報表

        30年

        11

        反映女工工作、家屬工作的文件材料(家屬委員會的材料入此)

        30年

        12

        處分會員的有關材料

        30年

        13

        反映本校工會工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        永久

        14

        本校計劃生育工作的計劃、總結、統計年報表等文件材料

        永久

        15

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:團委(類目代號:DQ16)

        序號

        保管期限

        1

        上級關于共青團的工作文件

        ?

        A、針對性的或要執行的重要法規

        永久

        B、一般執行性的

        10年

        2

        獲上級共青團表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、團中央、省、市、校團委表彰的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        3

        以團委名義上報、下發的文件

        永久

        4

        本校團代會文件(通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話稿、大會發言稿和大會通過的文件)

        永久

        5

        校團委工作計劃、總結、報告、請示及批復、章程及統計報表

        永久

        6

        校團委規章制度

        30年

        7

        團干部名單、團員名冊

        永久

        8

        團委會記錄、紀要

        30年

        9

        團委工作典型調查材料

        30年

        10

        處分團員的材料及復查材料

        30年

        11

        批準入團、離團的材料及名單

        30年

        12

        團委牽頭進行的重大活動的有關材料(含組織的大型文體活動)

        30年

        13

        社會實踐、社團活動有關材料

        30年

        14

        反映本校團委工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        永久

        15

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:學生工作部(處)(類目代號:DQ17)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關學生工作、學生思想政治的文件

        ?

        A、針對性的或重要法規

        永久

        B、一般執行性的

        10年

        2

        獲上級黨委學工系統、學聯表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級以上的、市委的、校黨委表彰的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        3

        學生工作處(部)工作計劃、總結、報告、請示與批復、統計報表(含本科生考碩統計、就業情況統計等)

        永久

        4

        本校有關學生思想政治工作的決定、通知、條例

        永久

        5

        全校學生工作會議文件材料及組織開展各種全校學生活動的文件材料

        ?

        A、綜合性的、重要的

        永久

        B、一般性的

        30年

        6

        學生管理的規章制度、管理辦法

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        7

        學生思想政治工作典型調查材料、信息和統計

        ?

        A、綜合性的

        永久

        B、一般性的

        30年

        8

        學生政治工作隊伍的選拔、管理文件

        ?

        A、綜合性的重要的

        永久

        B、一般性的

        10年

        9

        各院系學生工作干部(含副書記、團委干部、輔導員)名單

        永久

        10

        勤工儉學有關材料

        30年

        11

        助學貸款有關材料

        30年

        12

        本校學生組織參與的各種學會、社團的有關材料

        30年

        13

        學生會的文件材料

        30年

        A、干部名單、工作計劃、總結、報告、請示及批復、章程及統計報表

        永久

        B、學生會規章制度

        30年

        C、一般性的

        10年

        14

        本校學代會文件(通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話稿、大會發言稿和大會通過的文件)

        永久

        二、行政類(XZ)

        主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要;上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。

        立卷部門:黨政辦、督查處(類目代號:XZ11)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關高校行政管理的綜合性文件材料

        ?

        A、針對性的及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、通知、通報、決定等一般性的

        10年

        2

        以學校名義發布的文件

        永久

        3

        公章使用登記本、介紹信存根、來信來訪

        30年

        4

        學校工作簡報、信息、動態等

        永久

        5

        校領導在學校大會上的講話稿和參加校外會議的發言稿

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        6

        全校性的規章制度、管理辦法

        永久

        7

        學校年度、學期工作計劃、報告、總結、年報、綜合統計

        永久

        8

        學校綜合評估材料

        永久

        9

        學校向上級的請示與批復

        ?

        A、有批示、批復、或明確答復并實施了的請示或報告

        永久

        B、沒有批示、批復、或明確答復的請示或報告

        重要的

        30年

        一般的

        10年

        10

        同級、下級單位的來函、請示、報告及學校的復函、批示、批復(分類立卷)

        ?

        A、重要業務問題的

        永久

        B、一般的

        30年

        11

        有關全校性工作的調查材料和經驗總結

        永久

        12

        全校性工作會議、表彰會、座談會文件

        ?

        A、請示、批復、通知、名單、日程、講話、總結、決議、決定、紀要、報道

        永久

        B、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報

        30年

        13

        以本校為主聯合召開的會議文件材料

        ?

        A、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要、報道

        永久

        B、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報

        30年

        14

        本校協辦聯合召開的會議文件材料

        ?

        A、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本

        30年

        B、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的復制件或副本

        10年

        15

        校長辦公會、校長書記碰頭會議記錄、紀要

        永久

        16

        校領導參加全國、全省重要會議的文件材料

        30年

        17

        代表學校參加全國、全省性會議的典型發言、經驗介紹

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        18

        省級以上主要領導同志或重要人物的批注,修改、簽字的文件

        永久

        19

        省級以上領導及市政府主要領導視察本校的講話、報告、題詞、照片、錄像和錄音帶

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        20

        學校統計年鑒、年鑒、歷史沿革、情況介紹

        永久

        21

        本校大事記

        永久

        22

        本校教育事業規劃、計劃及上級批復

        永久

        23

        學校啟用印章的文件及印模、作廢公章

        永久

        24

        本校與其他高校合作辦學的合同、協議、會議材料等文件材料

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        25

        校史工作材料

        永久

        26

        校長辦的工作計劃、總結及崗位職責

        30年

        27

        以校長辦公室名義發布的文件

        ?

        A、綜合性的或重要的

        永久

        B、一般的

        30年或

        10年

        28

        學校與外單位的合同書、協議書、往來函件等文件材料

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        29

        本校發生的重大問題的處理文件材料

        永久

        30

        上級行政機關發給我校的獎狀、錦旗、光榮冊、紀念品等實物或照片及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        31

        來信來訪及處理材料

        ?

        A、有領導重要批示和處理結果的

        永久

        B、其他有處理結果的

        30年

        32

        區人民代表大會選舉工作及各種普查工作形成的文件材料

        30年

        33

        反映本校行政工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        永久

        34

        院、系、所、中心工作計劃、報告、總結

        永久

        35

        院、系、所、中心開展各種學術活動的文件

        ?

        A、重要的

        30年

        B、一般的

        10年

        36

        院、系、所、中心、館與國內單位協作的材料

        ?

        A、重要的

        30年

        B、一般的

        10年

        37

        學校、校辦一般事務性的通知

        10年

        38

        車隊固定資產的卡片、帳本、統計表

        永久

        39

        車輛的全套隨車技術文件(圖紙、說明書、操作規程合格證等)

        30年

        40

        車輛的運行、使用、檢修、事故記錄及處理

        30年

        41

        行車事故的調查及處理材料

        30年

        42

        上級有關網絡信息工作的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        43

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        44

        學校督查工作方面文件材料

        永久

        45

        校園新聞材料

        10年

        立卷部門:人事處 (類目代號:XZ12

        (一)綜合材料 類目代號:XZ12.11)

        序號

        保管期限

        1

        本校人事工作規章制度、管理辦法、崗位職責

        30年

        2

        人事處工作計劃、總結、報告、處務會議題呈報單

        永久

        3

        群眾來信來訪及處理材料

        ?

        A、重要的

        30年

        B、一般的

        10年

        4

        反映本校人事工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        10年

        5

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        (二)人事工作材料 (類目代號:XZ12.12

        序號

        保管期限

        1

        上級關于機構設置、職能配置和人員編制等工作的文件材料

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        30年

        2

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的優秀教師、優秀教務工作者等重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        3

        處分教職工的材料和復查、撤銷處分的文件材料

        ?

        A、受警告(不含)以上處分的

        永久

        B、受警告以下處分的

        30年

        4

        教職工年度考核表(一式二份分別入干部人事檔案和專業技術檔案)、單位及個人年度目標考核結果的統計表

        永久

        5

        教職工的錄用、招聘、調入、復員轉業軍人安置的轉移行政關系介紹信、商調函等有關文件材料

        永久

        6

        教職工調出的轉移行政關系的介紹信、存根、離校手續單等有關文件材料

        永久

        7

        關于機構、編制規劃、計劃等報告及上級的批復

        永久

        8

        關于校內機構設置、變化的文件材料

        永久

        9

        人事處權限內的干部任免文件材料

        永久

        10

        教職工援外、支援邊遠地區材料

        30年

        11

        教職工校內調動、轉編材料

        永久

        12

        教職工退職、離職的文件材料

        永久

        13

        選留、接收各類畢業生的文件材料

        永久

        14

        人事工作統計報表

        永久

        15

        教職工名冊

        永久

        16

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        (三)勞資工作材料 (類目代號:XZ12.13

        序號

        保管期限

        1

        上級關于勞資方面的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        30年

        2

        勞資統計報表

        永久

        3

        教職工工資變動、起、停、扣發、補發的通知、名冊等文件材料、

        永久

        4

        教職工轉正定級的報告、批復、名單、審批表、總結等文件材料

        永久

        5

        使用臨時工有關材料

        30年

        6

        教職工工傷、評殘的文件材料

        永久

        7

        職工醫保、養老保險的文件材料

        永久

        8

        教職工停薪留職、離崗退養的合同、協議等文件材料

        永久

        9

        教職工退休、離休、死亡、撫恤等文件材料

        永久

        10

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        (四)教師發展材料 (類目代號XZ12.14)

        序號

        保管期限

        1

        上級關于師資、專家、職稱評定、出國(境)人員工作的文件材料

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        30年

        2

        師資培養、管理工作計劃、規定、總結、通知、通報

        永久

        3

        教職工評定、聘任專業技術職稱文件材料

        ?

        A、專業技術職稱批文(含審批表等)、名冊

        永久

        B、組織專業技術職稱評委名冊、評審程序等材料

        10年

        5

        各類專家、省級青年骨干教師的有關材料

        永久

        6

        教職工在職攻讀碩士研究生、博士研究生和博士后以及以同等學力申請學位的報告、協議、審批表等

        永久

        7

        教研室、研究室正副主任名冊

        30年

        8

        訪問學者、教師進修計劃、安排、總結、成績登記冊、畢業證、結業證登記冊、協議等文件材料

        永久

        9

        出國(境)進修、留學取得學位及研究成果論文和各類證書(影印件)

        永久

        10

        出國人員名冊

        永久

        11

        出國(境)講學、研究人員有關材料

        30年

        12

        出國(境)人員的公證書、協議書

        30年

        13

        出國(境)人員考察、訪問材料

        10年

        14

        出國(境)探親人員的有關材料

        10年

        15

        參加國際比賽的有關材料

        ?

        A、獲獎的

        永久

        B、其他的

        30年

        16

        教師業務考核材料

        30年

        17

        聘請跨校院士、特聘教授、兼職教授、名譽教授的協議、審批表

        永久

        18

        高級專家延長退休年齡的審批表

        30年

        19

        教職工獲政府特殊津貼的文件及證書復印件

        永久

        立卷部門:審計處

        (類目代號:XZ13

        序號

        保管期限

        1

        上級關于審計工作的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        2

        審計處規章制度、管理辦法、崗位職責

        30年

        3

        審計處工作計劃、總結、情況反映、綜合匯報材料

        永久

        4

        審計工作統計年報及重要報表

        永久

        5

        處級以上干部離任審計情況、結論及請示、批復

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        6

        反映本校審計工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        10年

        7

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        8

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況而定

        立卷部門:武裝、保衛處

        (一)武裝部工作材料 (類目代號:XZ14

        序號

        保管期限

        1

        上級關于武裝、軍訓、人防、民兵等工作的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        2

        武裝部工作計劃、總結、調查報告

        30年

        3

        軍訓計劃、總結、名冊

        永久

        4

        統計年報及重要報表

        永久

        5

        武裝部職責范圍內的規章制度、管理辦法、崗位職責

        30年

        6

        軍事課教學計劃、教學大綱

        30年

        7

        學校人防工作的文件材料

        30年

        8

        有關征兵工作的文件材料

        30年

        9

        復員、轉業、退伍軍人、軍烈屬名冊和登記表(卡)

        永久

        10

        防汛工作文件材料(含上級、本校的)

        30年

        11

        軍區下發的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        12

        反映本校武裝、軍訓、人防、民兵工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        10年

        13

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        14

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        (二)保衛工作材料 (類目代號:XZ14)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關公安保衛、消防工作的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        2

        保衛處工作計劃、總結、調查材料

        永久

        3

        有關公安保衛、消防工作上報的報告、請示及批復

        永久

        4

        保衛處規章制度、管理辦法、職責范圍

        30年

        5

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        6

        本校師生員工案件的偵察、調查、處分結論材料及上級的批復、判決書

        永久

        7

        本校師生員工案件的平反、復查處理結論及上級的批復

        永久

        8

        學校要害、重點部位的安全、消防工作

        30年

        9

        學校安全措施和隱患解決方案

        30年

        10

        全校治安、保衛、消防安全負責人員名冊

        30年

        11

        保衛工作簡報(含定稿)

        30年

        12

        出國(境)人員的政審材料(登記表、報告、審批手續等)

        30年

        13

        以保衛處名義上報、下發的文件(含請示、批復)

        30年

        14

        反映本校公安保衛、消防工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        10年

        15

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:后勤基建處類目代號XZ15

        序號

        保管期限

        1

        上級有關后勤基建工作的文件材料

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        2

        本處關于學校基本建設、校園建設規劃、征地工作方面的文件材料

        永久

        3

        本處關于各類維修工程項目計劃、合同

        30年

        4

        本處關于各項工作管理的規章制度、管理辦法

        30年

        5

        本處工作計劃、總結、調查材料、統計報表

        永久

        6

        本處上報、下發的文件(含請示、批復)

        30年

        7

        本處與宏觀管理單位簽訂的合同、協議

        ?

        A、重要的

        30年

        B、一般的

        10年

        8

        本處與有關單位的往來函件

        ?

        A、重要的

        30年

        B、一般的

        10年

        9

        經營承包合同、協議

        ?

        A、重要的

        30年

        B、一般的

        10年

        10

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        11

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        12

        上級有關飲食、水電、衛生、醫療、保潔、疾病預防等工作的文件材料

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        13

        本處關于各項工作管理的規章制度、管理辦法

        30年

        14

        本處聘任人員合同、協議

        30年

        15

        本處財產、房屋租用管理

        30年

        16

        本處上報、下發的文件(含請示、批復)

        30年

        17

        本處與宏觀管理單位簽訂的合同、協議

        ?

        A、重要的

        30年

        B、一般的

        10年

        18

        本處與有關單位的往來函件

        ?

        A、重要的

        30年

        B、一般的

        10年

        19

        本處關于餐飲、水、電、衛生、醫療、保潔、疾病預防、健康教育、商業網點、校辦產業工作的文件材料

        30年

        20

        臨時工用工方面的文件材料

        30年

        21

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        22

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:檔案館類目代號XZ16

        序號

        保管期限

        1

        上級關于檔案工作的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        2

        學校檔案工作計劃、總結

        永久

        3

        檔案工作規章制度、管理辦法、崗位職責

        30年

        4

        學校檔案概況、發展規劃、統計及統計年報表

        永久

        5

        檔案銷毀清冊

        永久

        6

        檔案室指南、全宗介紹

        永久

        7

        檔案檢索工具、檔案編研資料

        永久

        8

        全省檔案工作協作組會議文件材料

        30年

        9

        反映本校檔案工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        10年

        10

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        11

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:圖書館類目代號XZ16

        序號

        保管期限

        1

        上級有關圖書工作的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        2

        圖書館工作計劃、報告、總結

        永久

        3

        圖書館規章制度、管理辦法、崗位職責及綜合匯報材料

        30年

        4

        圖書概況、發展規劃、藏書目錄、統計及統計年報

        永久

        5

        圖書館設備、圖書添置計劃、批復

        永久

        6

        與外單位的重要往來函件、合同協議

        ?

        A、重要的

        30年

        B、一般的

        10年

        7

        反映本校圖書館工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        10年

        8

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        9

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:離退辦(類目代號:XZ18

        序號

        保管期限

        1

        上級有關老齡、老干、離退休工作及關心下一代工委會工作文件

        ?

        A、針對性的或重要法規

        永久

        B、一般性的

        10年

        2

        獲上級表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省、市、校黨委表彰的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        3

        老齡、老干工作、離退休辦及關工委工作計劃、報告、總結、請示、批復

        永久

        4

        老齡、老干、離退休、關工委的規章制度、管理辦法、崗位職責

        10年

        5

        離、退休人員增減情況統計表

        永久

        6

        離、退休教職工的花名冊

        永久

        7

        老齡、老干、離退休、關工委、協會組織開展的活動材料

        10年

        8

        反映本校老齡、老干、離退休及關心下一代工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        永久

        9

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        10

        離、退休教職工的花名冊

        永久

        11

        老齡、老干、離退休、關工委、協會組織開展的活動材料

        10年

        12

        反映本校老齡、老干、離退休及關心下一代工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        永久

        13

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:國資處 類目代號XZ19)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關國有資產工作方面的文件

        30年

        2

        本校資產管理工作方面的各項規章制度

        永久

        3

        各種招投標合同、會議記錄、紀要

        永久

        4

        各類資產的統計報表

        30年

        5

        各類資產的請購計劃單、報告等

        30年

        6

        校產、校具管理工作中產生的材料

        30年

        7

        上級有關房改工作的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        8

        房產、土地所有權和使用權的文件材料

        永久

        9

        與有關單位簽訂的合同、協議等文件材料

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        10

        職工承租、購置本單位住房的合同、協議和有關手續

        永久

        11

        職工住房分配、出售的規定、方案、細則,職工住房情況統計、調查表及職工住房申請等文件材料

        30年

        立卷部門:校友辦(類目代號:XZ21)

        序號

        保管期限

        1

        校慶工作材料

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        2

        校友工作材料

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        10年

        立卷部門:信息中心(類目代號:XZ22)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關網絡信息工作的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        2

        網絡信息工作計劃、總結、統計報表及全校網絡化建設規劃

        永久

        3

        網絡工作規章制度、管理辦法、崗位職責

        30年

        4

        學校數字化校園網頁

        永久

        5

        反映本校網絡信息管理工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        10年

        6

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        7

        數字化校園材料

        永久

        三、學生類(XS)

        主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

        立卷部門:教務處 學生工作處 創新創業學院、研究生教育教學部(類目代號:XS)

        序號

        保管期限

        1

        高中檔案、入學登記表、

        永久

        2

        學生學業成績表、實習鑒定表

        永久

        3

        畢業生登記表、報到證存根

        永久

        4

        獎懲記錄

        永久

        5

        體檢表

        永久

        四、教學類(JX)

        主要包括反映學科建設、專業設置、教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。

        立卷部門:教務處 質量監控與發展規劃處 研究生教育教學部 繼續教育學院

        (一)教學行政管理 (類目代碼:JX11)

        序號

        保管期限

        1

        上級下達的有關教學行政管理、業務工作的文件材料

        長期

        2

        教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的指示、

        規定、辦法

        永久

        3

        教學規劃、計劃、教學工作規章制度、會議記錄、工

        作、總結、簡報、調研報告

        永久

        4

        教學檢查,評估文件材料

        長期

        5

        優秀教學質量評獎材料

        長期

        6

        教學工作情況匯總表

        永久

        7

        教學工作的請示、批復、匯報材料

        永久

        8

        以教務處名義上報、下發的文件

        永久

        9

        本校學生參加全國英語等級考試、計算機等級考試文件材料、成績、統計表

        永久

        10

        教師資格證花名冊,普通話水平測試成績認定表

        永久

        11

        學生運動會材料

        長期

        12

        教師工作量的規定及執行情況

        長期

        13

        教學工作其他文件材料

        長期

        立卷部門:教務處、各二級學院

        (二)學科、專業與實驗室建設 (類目代碼:JX12)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關學科、專業設置及實驗室建設的文件材料

        長期

        2

        學科、專業、實驗室論證、評估、申報、審批材料

        永久

        3

        專業、學科、實驗室建設計劃、簡報、總結材料

        永久

        4

        學科、專業建設材料

        長期

        5

        學科、專業實驗室建設制度、統計表

        永久

        立卷單位:教務處 研究生教育教學部 繼續教育學院

        (三)招生工作 (類目代碼:JX13)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關招生工作的文件材料

        長期

        2

        本院招生計劃(含國家教委下達的招生計劃)、招生簡章、招生工作總結、請示、批復等

        長期

        3

        招生統計報表及重要上報材料

        永久

        4

        新生錄取審批表及名冊

        永久

        5

        招生工作中產生的合同協議

        永久

        研究生入學試題

        長期

        研究生指導教師名冊

        長期

        立卷部門:學生工作處(部) 教務處 研究生教育教學部 繼續教育學院

        (四)學籍管理 (類目代碼:JX14)

        序號

        保管期限

        1

        新生入學登記表

        永久

        2

        在校學生名冊

        永久

        3

        學生學籍卡片

        永久

        4

        各類學生成績總冊

        永久

        5

        學生學籍變更材料(升級、留級、休學、復學、轉

        學、退學)

        長期

        6

        學生處分材料

        長期

        7

        學生獎勵材料(獎學金、優秀學生、先進班級)

        長期

        8

        學生活動材料

        長期

        9

        學生會工作方面的文件材料

        長期

        立卷部門:教務處

        (五)課程教學與教學實踐 (類目代碼:JX15)

        序號

        保管期限

        1

        課程總表和開課計劃

        長期

        2

        各專業教學計劃、培養方案、各門課程教學大綱

        永久

        3

        獲國家級、省部級精品課程或優秀課程、重點建設課程的有關材料

        長期

        4

        獲校級精品課程或優秀課程、重點建設課程的有關材料

        長期

        5

        優秀教案和教學比賽工作中形成的材料

        長期

        6

        教學實習、生產實習、社會調查、社會實踐實習的計劃和總結

        長期

        7

        專業教學檢查材料

        長期

        8

        教育實習隊組名單、成績冊及相關工作文件材料

        長期

        立卷部門:教務處 研究生教育教學部 各二級學院

        (六)畢業生 (類目代碼:JX16)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關畢業生就業指導性文件材料

        長期

        2

        畢業生管理工作計劃、簡報

        長期

        3

        畢業生就業推薦計劃

        永久

        4

        畢業生名冊

        永久

        5

        畢業生登記表

        永久

        6

        畢業生質量跟蹤調查和信息反饋材料

        長期

        7

        畢業生考研名單及其考取學校名稱

        永久

        8

        優秀畢業論文及評審意見

        永久

        9

        畢業生供需計劃、統計、合同、協議及來往函件

        長期

        10

        學位管理工作材料

        長期

        立卷部門:科研處、教務處、后勤基建處

        (七)教材 (類目代碼:JX17)

        序號

        保管期限

        1

        有關教材編寫方面的文件材料

        長期

        2

        自編、主編的教科書

        長期

        3

        教材訂購單

        長期

        4

        學生用書目錄

        長期

        立卷部門:繼續教育學院

        (八)成教文件、材料 (類目代碼:JX18)

        序號

        保管期限

        1

        上級下達的有關成教工作方面的文件材料

        長期

        2

        繼續教育部工作計劃、總結

        永久

        3

        繼續教育管理辦法、規章制度

        長期

        4

        舉辦進修、培訓班名冊

        長期

        5

        聯合辦學協議,學生名冊,畢業生名冊,成績冊,

        學籍卡

        長期

        6

        繼續教育統計報表

        永久

        7

        聯合辦學教學點有關經驗總結等材料

        長期

        8

        繼續教學檢查、評估及評優材料

        長期

        9

        繼續教育其他方面的材料

        長期

        五、科學研究類(KY)

        主要包括科研綜合管理、各科研項目從準備到成果鑒定及推廣等科研實踐活動中形成的文件材料。

        立卷部門:科研處 教務處 校地校企合作處

        (一)綜合類 (類目代號:KY11)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關科研工作的文件

        長期

        2

        本部門在職能活動中形成的行政管理文件(包括報告、請示和批復,工作計劃、總結,規章制度等)

        永久

        3

        科研項目計劃

        長期

        4

        科研成果管理文件材料(包括科研項目執行情況,申報獎項材料及獲獎材料,科研成果匯編等)

        長期

        5

        上級下達科研經費的文件及本校科研經費管理文件材料

        長期

        6

        申報科研基金及有關批復

        長期

        7

        本校科研統計材料

        長期

        8

        重大學術活動文件材料

        長期

        9

        10

        科研獎勵工作文件材料

        科研工作其它方面的文件材料

        長期

        長期

        (二)研究開發課題材料 (類目代碼KY12)

        序號

        保管期限

        1

        課題申請、論證材料、結題材料

        長期

        2

        下達課題的任務書或通知

        永久

        3

        課題研究設計材料、合同、協議書

        長期

        4

        計劃執行情況、計劃調整或撤銷報告

        長期

        5

        課題資金和預、決算材料

        長期

        6

        自然科學研究有關實驗、測試、觀測、調查、考察的原始記錄

        永久

        7

        數據處理材料,包括計算機處理材料(如程序設計說明、框圖、計算結果)

        永久

        8

        項目設計的文字說明和圖紙(底圖、藍圖、機械設計圖、電子線路圖等)

        永久

        9

        研究工作階段小結、年度報告

        長期

        10

        與研究工作配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等

        永久

        11

        研究報告、研制報告

        永久

        12

        論文專著

        永久

        13

        工藝技術報告

        永久

        14

        專家評審意見

        永久

        15

        鑒定證書

        永久

        16

        推廣應用意見

        長期

        17

        課題工作總結

        長期

        18

        科研成果獎勵申報與審批材料

        永久

        19

        科研成果獲獎材料(獎狀、獎章、證書)原件或影印件

        永久

        20

        專利申請書、證書原件或影印件

        永久

        21

        有關轉讓的合同、協議書

        永久

        22

        生產定型鑒定材料

        永久

        23

        成果被引用或投產后反饋意見

        長期

        24

        推廣應用方案及實施情況

        長期

        25

        試生產的設計文件、工藝材料

        長期

        26

        成果宣傳報導材料

        長期

        六、基本建設類(JJ)

        主要包括學校在工程建設管理和工程項目建設具體工作(包括新建、擴建、改建、維修等)過程中形成的文件材料。具體歸檔范圍參照國家檔案局、原國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發(1988)4號執行)。

        立卷部門:后勤基建處 審計處

        (一)綜合類 (類目代號:JJ11)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關基建工作的文件

        長期

        2

        基建工作規章制度

        長期

        3

        基建工作的計劃、總結、簡報

        長期

        4

        基建工作總體規劃

        永久

        5

        基建工作年度(季度)總結、統計報表

        永久

        6

        基建工程財務預、決算

        長期

        7

        全校性總體規則、設計總平面圖

        永久

        8

        水、電、氣、暖、通信網絡分布圖

        永久

        9

        地質勘探、地形測量材料

        永久

        10

        校區地形圖、地籍圖、校區劃分圖、地界圖

        永久

        11

        校區道路、圍墻布局圖、規劃圖及有關文件

        永久

        12

        工程勘測、總體設計、地下干道布局圖、現狀圖、竣工圖的文件材料

        永久

        13

        全校土地范圍紅線圖、地界圖

        永久

        14

        征用土地補償等憑證材料及協議書

        永久

        15

        征用房屋協議書及補償等憑證材料

        永久

        16

        房屋產權變更的文件材料

        永久

        17

        土地使用及變更的文件材料

        永久

        (二)單項工程材料 (類目代號:JJ12)

        序號

        保管期限

        1

        項目建議書及上級批復

        永久

        2

        可行性研究材料,如可行性研究報告

        永久

        3

        項目評估、設計任務書及計劃任務書、設計基礎等材料

        永久

        4

        (1)設計基礎

        ?

        ①工程地質、水文地質、勘察設計勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土巖樣及說明;

        永久

        ②地形、地貌控制點建筑物,構筑物及重要設備及安裝測量定位、觀測記錄;

        永久

        ③水文、氣象、地震等其他設計基礎材料;

        永久

        ?

        (2)項目設計文件如:初步設計、技術設計、技術秘密材料、專利文件、施工圖設計、設計計算書、關鍵技術實驗、總體規劃設計、設計評價、鑒定及審批材料

        (3)工程管理文件,如:征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協議書;承包合同、協議、招標、投標、租賃文件;施工執照;消防、衛生、水、電、氣、暖供應協議書;產權證書等

        永久

        5

        土地施工文件

        ?

        (1)土地開工報告、工程技術要求、技術交流、圖紙及會審紀要;

        長期

        (2)施工組織設計、施工安全措施、施工工藝

        長期

        (3)原材料及構件出廠證明、質量鑒定

        長期

        (4)建筑材料實驗報告

        長期

        (5)設計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批

        永久

        (6)土建施工定位測量地質勘察

        永久

        (7)土、巖試驗報告、基礎處理、基礎工程施工圖

        永久

        (8)隱蔽工程驗收記錄

        永久

        (9)工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告

        永久

        (10)分項目、分單位工程抽量檢查、評定

        長期

        (11)交工驗收記錄證明

        長期

        (12)竣工報告及竣工驗收報告

        永久

        6

        設備安裝及管理文件(含電器、代表安裝)

        ?

        (1)開工報告、工程技術要求、技術交流、圖紙會審紀要

        (2)設計變更、工程更改洽商單、材料零部件、設備代用審批

        長期

        長期

        (3)焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄

        長期

        (4)隱蔽工程檢查驗收記錄

        長期

        (5)強度、密閉性試驗報告

        長期

        (6)設備調試記錄

        長期

        (7)施工安裝記錄、安裝質量檢查、評定、事故處理報告

        長期

        (8)系統調試、實驗記錄

        長期

        (9)管線清洗、通水消毒記錄

        長期

        (10)管線標高位置、坡度測量記錄

        長期

        (11)中間交工驗收記錄證明、工程質量評定

        長期

        (12)竣工報告、竣工驗收報告

        長期

        竣工驗收材料,如:竣工驗收報告、全部竣工圖紙、質量評審材料、工程現場聲像材料、竣工驗收會議材料

        七、儀器設備類(SB)

        主要包括儀器設備綜合管理和各種國產與國外引進的精密、貴重、稀缺的儀器設備(價值十萬元以上)的全套隨機技術文件以及在其購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造和報廢等全部活動過程中形成的文件材料。

        立卷部門:教務處、國資處、各二級學院(類目代號:SB11、B12

        序號

        保管期限

        1

        上級有關儀器、設備業務管理工作文件

        長期

        2

        儀器、設備管理的規章制度

        長期

        3

        儀器、設備購置計劃、報告及經費分配方案

        長期

        4

        上級或主管領導批復和準購批示

        長期

        5

        定購合同(復印件)和會談記要記錄等

        長期

        6

        進口設備過程中有關的技術商務文件

        長期

        7

        開箱記錄及裝箱單

        長期

        8

        安裝調試記錄

        長期

        9

        雙方簽字移交文件驗收報告

        長期

        10

        索賠來往函件及結果文件

        長期

        11

        設備說明書及全套隨機文件材料

        與設備共存

        12

        使用、檢修、故障事故記錄(設備履歷書)

        與設備共存

        13

        重大事故的調查分析及處理意見

        與設備共存

        八、產品生產與科技開發類 (CP)

        主要包括高校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

        立卷部門:校地校企合作處、科研處

        (一)綜合性文件材料 (類目代號:CP11、CP12)

        序號

        保管期限

        1

        上級關于產品生產與科技開發管理的文件

        長期

        2

        本單位制定的各種規定、條例、辦法、制度及手冊、圖表

        長期

        3

        產品生產與科技開發的請示、報告、批復、批示

        長期

        4

        開展生產與協作單位有關技術性管理性來往的文件材料

        長期

        5

        產品生產與科技開發年度工作計劃、總結、統計報表

        永久

        6

        各經濟生產實體的申辦報告、審批及注冊登記材料

        長期

        7

        與有關單位個人簽訂的合同、協議等文件材料

        長期

        8

        經濟效益統計年報

        長期

        9

        其他重要文件材料

        長期

        九、出版物類(CB)

        主要包括學校自行編輯出版的學報、校報、其他學術刊物及出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

        立卷單位:編輯部、宣傳統戰部

        (一)綜合材料 (類目代號:CB11)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關編輯出版工作的文件

        長期

        2

        本校編輯出版工作規劃、計劃、報告、總結、簡報和重要會議記錄

        永久

        3

        本校編輯出版工作的請示與批復

        永久

        4

        本校編輯出版工作規章制度、統計報表

        永久

        5

        編輯出版部門管理工作中形成的其他文件材料

        長期

        (二)期刊 (類目代號:CB12)

        序號

        保管期限

        1

        《湖南人文科技學院學報》及每期的原稿、審稿單、樣刊

        永久

        (三)報刊 (類目代號:CB13)

        序號

        保管期限

        1

        《湖南人文科技學院院報》

        永久

        十、外事類(WS)

        主要包括外事綜合管理和學校聘請的外籍專家、教師來校任教、外國留學生來校進修、學習及學校與國外大學校際交流等活動中形成的有保存價值的各種載體的文件材料。

        立卷部門:國際合作與交流中心 (類目代號:WS11)

        序號

        保管期限

        1

        上級有關外事工作的文件

        ?

        A、針對性及重要執行性的方針、政策、意見、辦法、規定等

        永久

        B、一般的

        10年

        2

        外事工作工作計劃、總結、統計報表

        永久

        3

        學校重大外事活動中形成的主要文件材料及聲像材料

        永久

        學校在外事活動中形成的一般文件材料及聲像材料

        30年

        4

        學校外事工作的規章制度、管理辦法

        永久

        5

        外事工作會議材料

        30年

        6

        反映本校外事工作重大活動的照片、剪報、圖表及文字說明等

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        10年

        7

        本校獲上級行政機關表彰的文件、證書、光榮冊、照片等材料的原件及個人獲獎證書的復印件

        ?

        A、省級及省機關以上的、市政府的、校行政表彰的重要的綜合性的

        永久

        B、省級以上機關單項表彰的

        30年

        C、市級、校級單項表彰的

        10年

        8

        其他有必要歸檔的文件材料

        視情況

        而定

        立卷部門:國際合作與交流中心 (類目代號:WS12)

        序號

        保管期限

        9

        上級對出國(境)人員管理的有關文件材料

        30年

        10

        出國(境)人員的公證書、協議書

        10年

        11

        出國(境)人員考察、訪問材料

        10年

        12

        出國(境)講學、研究人員有關材料

        30年

        13

        出國(境)進修、留學取得學位及研究成果論文和各類證書

        永久

        14

        出國(境)探親人員的有關材料

        30年

        15

        出國人員名冊

        30年

        16

        師生參加國際比賽的有關材料

        30年

        立卷部門:國際合作與交流中心 (類目代號:WS13)

        序號

        保管期限

        17

        上級邀請外籍人士的計劃、合同、紀要、備忘錄

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        18

        外國黨政官員、各界人士來校參觀訪問的文字、聲像材料

        30年

        19

        聘請外籍教師、專家來校講學的報告、批復及有關材料

        永久

        20

        外籍教師、專家來校講學的講稿、教材

        永久

        21

        上級關于外籍人士來校進修、短期培訓的批復和文件材料

        30年

        22

        外籍人士來校進修、培訓的計劃、名單等

        30年

        23

        來校參加國際比賽、競賽的文件材料

        ?

        A、獲獎的

        永久

        B、其他的

        30年

        立卷部門:國際合作與交流中心 (類目代號:WS14)

        序號

        保管期限

        24

        中外合作校際交流協議、合同、紀要、備忘錄

        永久

        25

        國際校際交流的報告、請示及批件

        永久

        26

        國際合作項目的申請報告、批件

        永久

        27

        國際合作項目中本校完成的項目、成果、論文等材料

        永久

        28

        國際合作項目中國外單位完成的項目、成果、論文等材料

        30年

        29

        授予外籍人士名譽稱號的材料

        永久

        30

        雙方互贈的禮品、紀念品

        ?

        A、重要的

        永久

        B、一般的

        30年

        31

        參加國際會議的有關文件材料

        10年

        立卷部門:國際合作與交流中心 (類目代號:WS15)

        序號

        保管期限

        32

        錄取外國留學生審批材料

        永久

        33

        外國留學生學籍登記表、學籍卡片

        永久

        34

        教學計劃、教學大綱、安排

        30年

        35

        留學生學習情況、成績、評語

        永久

        36

        學位論文及學位證書復印件

        永久

        37

        留學生名冊

        永久

        38

        留學生的獎懲材料

        30年

        39

        學生去向及有關材料

        30年

        十一、財會類(CK)

        主要包括財務管理和會計活動中形成的文字材料、憑證、賬薄、報表等材料。具體歸檔范圍參照財政部、國家檔案局2016年1月1日起實施。新的《會計檔案管理辦法》執行。

        十二、聲像類(SX)

        主要包括上級領導來校視察、學校領導的重要活動、學校黨務行政各方面重要工作、會議、紀念等活動和學校歷史發展中形成的,以音響、畫面等方式記錄相配套的材料。

        立卷部門:宣傳統戰部、教務處、團委、各二級學院

        (一)黨群、行政工作 (類目代號:SX12、SX19)

        序號

        保管期限

        1

        學校黨代會、教代會、團代會、學代會的聲像

        永久

        2

        學校重要的黨政會議的聲像材料

        永久

        3

        學校校慶、重大紀念活動的聲像材料

        永久

        4

        校黨政領導任職期間的工作照

        永久

        5

        校黨政領導參加重大公務活動的聲像材料

        永久

        6

        學校總結表彰會的聲像材料

        永久

        7

        校教職工被授予省級以上榮譽稱號的聲像材料

        永久

        8

        省級以上領導同志來校觀察工作形成的聲像材料

        永久

        9

        我校被授予各種榮譽稱號的聲像材料,省級以上領導及各界人士的題詞

        永久

        10

        關于報道學校重大活動的錄像帶

        永久

        (二)教學工作活動 (類目代號:SX12、SX19)

        序號

        保管期限

        1

        學校開學典禮、迎新、軍訓中的聲像材料

        永久

        2

        學生實習、論文答辯、社會實踐的聲像材料

        永久

        3

        知名教授、專家來校講學的聲像材料

        永久

        4

        教學工作表彰的聲像材料

        永久

        5

        學生畢業照片

        永久

        6

        反映教學、實驗活動的聲像材料

        永久

        7

        優秀教師、著名教授講課的聲像材料

        永久

        8

        自制的教材、聲像材料

        永久

        9

        反映教學改革的聲像材料

        永久

        10

        教學比賽工作產生的聲像材料

        永久

        (三)科研工作活動 (類目代號:SX12、SX19)

        序號

        保管期限

        1

        學校舉行大型學術性會議的聲像材料

        永久

        2

        著名教授、專家作學術報告的聲像材料

        永久

        3

        科研課題評審鑒定會的聲像材料

        永久

        4

        科研成果頒獎會議的聲像材料

        永久

        5

        科研成果展覽的聲像材料

        永久

        6

        反映學校科研工作的聲像材料

        永久

        (四)各類運動會、文化藝術活動 (類目代號:SX12、SX19)

        序號

        保管期限

        1

        各類各級運動會的聲像材料

        永久

        2

        學校代表隊參加各類運動會的聲像材料

        永久

        3

        學校代表隊參加文娛調演的材料

        永久

        4

        參加比賽所獲證書、獎杯、獎狀、錦旗的照片

        永久

        5

        反映學校教職工體育、文娛活動的聲像材料

        永久

        (五)其它 (類目代號:SX12、SX19)

        序號

        保管期限

        1

        學校主要建筑、校園風光的聲像材料

        永久

        2

        重要建筑項目的基地原、奠基儀式、竣工典禮的聲像材料

        永久

        3

        學校重大事故、突發事件及重大自然災害和搶險救災的聲像材料

        永久

        4

        學校治安保衛工作方面產生的重要聲像材料

        永久

        5

        重要儀器、設備、產品的照片

        永久

        6

        其他工作中產生的具有保存價值的聲像材料

        永久

        十三、實物類 (SW)

        主要包括學校各種活動中產生的錦旗、證書、獎牌、獎杯、公章、紀念品等載體材料。

        (一)錦旗類             (類目代碼:SW11永久

        (二)證書類             (類目代碼:SW12永久

        (三)獎牌、獎杯類       (類目代碼:SW13永久

        (四)公章類             (類目代碼:SW14永久

        (五)字畫、題詞、紀念品 (類目代碼:SW15) 永久



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